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Gestão de registros comerciais no OEA (AEO)
OEA é o Programa Brasileiro de Operador Econômico Autorizado, conhecido internacionalmente como AEO (Authorized Economic Operator).
Todo critério do Programa OEA, de segurança ou de conformidade, termina na mesma pergunta: a empresa consegue provar? A resposta depende do critério de sistema satisfatório de gestão de registros comerciais, um dos sete critérios gerais (art. 14 da IN RFB nº 2.318/2026).
O que o critério pede
- Sistema corporativo que possa ser auditado.
- Controle de acesso aos registros.
- Procedimento que garanta informações legíveis, completas, precisas e tempestivas.
- Arquivamento adequado dos registros.
- Procurações, licenças e documentos similares disponíveis quando solicitados.
O catálogo ainda trata como recomendável adotar medidas de segurança para documentos em papel.
O que significa "auditável"
Um sistema auditável permite reconstruir o que aconteceu: quem registrou, quando, o que mudou e quem aprovou. Planilhas soltas em computadores individuais, sem histórico nem controle de acesso, dificilmente atendem a essa exigência.
Informação tempestiva e precisa
Não basta guardar. O registro precisa ser feito a tempo, de forma completa e correta. Uma nota fiscal lançada semanas depois, uma descrição incompleta ou uma divergência entre sistemas enfraquecem a evidência e pesam em outros critérios, como a classificação fiscal e o valor aduaneiro.
Como estruturar
- Mapeie onde cada tipo de registro nasce e onde é guardado.
- Defina quem pode ver, criar e alterar cada registro.
- Estabeleça prazos para lançamento e uma rotina de conferência.
- Defina por quanto tempo e onde cada documento é arquivado.
- Mantenha procurações e licenças atualizadas e acessíveis.
Por onde começar
A OEAi oferece um diagnóstico gratuito que mostra em que ponto a empresa está, e uma plataforma com assessoria especializada para estruturar os procedimentos e acompanhar a certificação depois da emissão. A decisão sobre o pedido e sobre a permanência no Programa é sempre da Receita Federal, e nenhuma assessoria pode garantir resultado.
Observação: os itens acima resumem a IN RFB nº 2.318/2026 e o catálogo de requisitos do Anexo II da Portaria Coana nº 187/2026, em versão condensada. Antes de montar a documentação, confira o texto oficial vigente.
Como a OEAi ajuda
Registros organizados são a base de qualquer evidência
Sem registros confiáveis, nenhum outro critério se comprova. A OEAi ajuda a organizar procedimentos e evidências na plataforma e acompanha a empresa depois da emissão do selo.
- ✓Diagnóstico gratuito, que mostra em que ponto a empresa está em relação aos requisitos.
- ✓IA que transforma a rotina contada em linguagem comum em POPs alinhados à IN RFB nº 2.318/2026 e à Portaria Coana nº 187/2026, com revisão de um auditor da OEAi.
- ✓Assistente OEAi e consultor humano, com chamado já estruturado quando você precisar de ajuda.
- ✓Acompanhamento continuado depois da emissão do selo, na manutenção da certificação.