Cadeia de custódia e documentação da carga no OEA (AEO)

"Cadeia de custódia" não é um termo definido pela IN RFB nº 2.318/2026, mas descreve bem o que o Programa OEA espera de quem movimenta carga: poder mostrar, em qualquer momento, quem estava com a mercadoria, onde ela estava e o que foi verificado em cada etapa. Este artigo organiza o que o catálogo de requisitos do Anexo II da Portaria Coana nº 187/2026 pede nessa linha, principalmente no OEA-Segurança (OEA-S).

1. Mapear o caminho da carga

O ponto de partida é saber por onde a carga passa. O catálogo recomenda o mapeamento da movimentação da carga da origem ao destino, com os pontos de parada de longa duração e os parceiros envolvidos. Sem esse mapa, é impossível dizer onde estão os riscos.

2. Controlar lacres e inspecionar

• Controle de lacres de segurança, conforme a norma ISO 17712.
• Inspeção de contêiner vazio, de contêiner refrigerado e de carreta, em pontos definidos.
• Prevenção de contaminação por pragas em embalagens de madeira, conforme a norma NIMF 15.

O catálogo condensado resume esse critério em 29 requisitos. O detalhamento completo está no Anexo II da Portaria, e deve ser consultado no texto oficial.

3. Identificar quem conduz e conferir os documentos

• Identificação de motoristas.
• Conferência documental da carga, comparando o que foi emitido com o que está sendo transportado.

4. Acompanhar o transporte

• Rastreamento por GPS.
• Resposta a desvios de rota.
• Buscas aleatórias.
• Comunicação de violações.

5. Comunicar o que é suspeito

O critério de cooperação e comunicação exige procedimento para comunicar carga ou documentação suspeita e carga ilegal ou não contabilizada, com lista de contatos e revisão periódica. Também exige a apuração interna imediata de incidentes de segurança significativos, com documentação.

6. Guardar o registro de tudo

Nada disso se comprova sem registro. O critério de gestão de registros comerciais pede sistema auditável, controle de acesso, informações legíveis, completas, precisas e tempestivas, e arquivamento adequado. Nas instalações, as câmeras nas áreas dos principais processos de importação e exportação devem gravar 24 horas por dia, e as gravações devem ser guardadas pelo tempo suficiente para monitorar o embarque até o destino final ou concluir uma investigação.

Qual documentação, na prática

• O mapa do fluxo da carga, com etapas e parceiros.
• O procedimento de lacres, com o registro de cada lacre aplicado e conferido.
• Os checklists de inspeção de contêineres e veículos, preenchidos.
• O cadastro e a identificação dos motoristas.
• A conferência dos documentos da carga.
• Os registros de rastreamento, desvios e violações, com a resposta dada.
• As comunicações de carga suspeita e as apurações de incidentes.
• As gravações das câmeras, com o tempo de retenção definido pela empresa.

Um detalhe: a norma não fixa um número de dias para guardar as gravações. O prazo deve ser definido pela empresa, conforme o seu risco.

Quando há parceiros na cadeia

Transportadores, armazéns e prestadores de serviço fazem parte da cadeia. O critério de gestão de parceiros comerciais pede seleção e monitoramento formalizados, validação dos dados antes do contrato, consulta a listas públicas e obrigações de segurança nos contratos.

Por onde começar

A OEAi oferece um diagnóstico gratuito que mostra em que ponto a empresa está, e uma plataforma com assessoria especializada para estruturar os procedimentos e acompanhar a certificação depois da emissão. A decisão sobre o pedido e sobre a permanência no Programa é sempre da Receita Federal, e nenhuma assessoria pode garantir resultado.

Observação: os itens acima resumem a IN RFB nº 2.318/2026 e o catálogo de requisitos do Anexo II da Portaria Coana nº 187/2026, em versão condensada. Antes de montar a documentação, confira o texto oficial vigente.